Création d'un mail de relance automatique des administrations

Bonjour,

Dans l’espoir d’améliorer le taux de réussite des demandes envoyées via Ma Dada, nous souhaitons mettre en place un mail de relance automatique (en ce qu’il ne nécessitera pas d’intervention de l’utilisateur), faute de réponse de l’administration passé un délai de trois semaines.

Ce mail de relance se substituera à la possibilité actuellement offerte par Ma Dada d’effectuer un recours grâcieux via la plateforme.

Voici ce à quoi pourrait ressembler ce mail :

Madame, Monsieur,

Cela fait trois semaines que vous avez reçu ma demande de communication de documents administratifs (ci-dessous). Au titre des articles R311-12 et suivant du Code des relations entre le public et l’administration, tout silence gardé par l’administration pendant un mois vaut décision de refus, dès lors contestable devant la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Afin d’éviter une telle procédure, je vous saurai gré de bien vouloir donner suite à la demande citée en objet dans les délais prévus par la loi.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

Au-delà du contenu de ce mail, se pose la question des cas de figure dans lesquels il faudra l’envoyer :

-Pour toutes les demandes pour lesquelles il n’y a eu aucune réponse (même de type accusé de réception, filtre anti-spam, etc.)
-Pour toutes les demandes pour lesquels le statut est : en attente de réponse/clarification
-Pour tous les messages où les réponses ont simplement été : filtre anti-spam, retour de type accusé de réception et/ou notification de changement d’adresse mail - ceci sous réserve de la faisabilité technique de cette solution

?

Avez-vous un avis à nous faire partager ? Des idées/remarques/suggestions ? On est preneurs, même si ça ne va pas dans le sens de ce qu’on propose :slight_smile:

Perso, je n’enverrais pas de mail de relance. Je trouve que ça pollue inutilement les boîtes email de tout le monde. La demande doit se suffire à elle-même, et la saisine de la CADA vaut relance. Mais c’est mon avis très personnel et très subjectif.

Je pense que le mail de relance est clé pour augmenter le taux de succès et améliorer les délais. Le délai légal est mal connu dans les administrations (comme tout le droit d’accès d’ailleurs) et dans les faits, les demandes connaissent des circuits très longs qui ont tendance à se perdre (ça remonte souvent au cabinet ou aux élus). Un rappel du droit ne fera pas de mal et ça peut être vu comme un signe de motivation du demandeur face à l’attentisme des administrations.

Je le ferais automatiquement aux cas où il n’y a aucune réponse. S’il y a eu au moins une réponse, j’enverrais un mail au demandeur pour lui demander de cliquer sur un bouton et envoyer la relance.

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Je suis en faveur du mail de relance, même si c’est hors circuit défini par la loi. Entre autres parce qu’on voit bien qu’une partie de nos emails finissent dans les filtres à spam, et je me dis qu’en envoyer un second peut augmenter nos chances d’atteindre la boite mail destinatrice.

Je pense plutôt que l’algorithme des filtres spam aura tendance à plus classer les mails madada en tant que spams du coup.
Les relances, je les fais une fois l’avis de la cada sorti et comme demande de motivation de refus.

Peut-être que l’on peut couper la poire en deux en définissant des règles précises (relance pour les administrations qui n’ont pas beaucoup de demandes donc peut-être moins la connaissance du droit). Mais c’est du travail de coder cela.

Tout ça me semble bien. Je propose juste qu’on y aille progressivement, en commençant par envoyer ces rappels s’il n’y a eu aucun retour (donc aucun email entrant, hors antispam type mailinblack).
J’aime bien l’idée de @DavidLibeau de ne viser que les administrations qui ont peu de traffic, c’est en fait assez facile parce que le nombre de demandes adressées à chacune est en clair dans la db. Quelque chose comme ça?

- si 3 semaines sont passées et
- aucune réponse reçue sur la demande (hors mailinblack/antispam et erreurs de livraison)
- et nombre de demandes reçues par l'administration ciblée < 5
- alors on envoie le mail ci-dessus

Question bonus, à quel moment est-ce qu’il vaut mieux envoyer ces mails? matin? soir? début de semaine? fin?

Ticket gitlab: Automatically email public body 1 week before expiry (#165) · Issues · madada-team / dada-core · GitLab

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